Rechnungslegungsbezogenes internes Kontrollsystem

Das interne Kontrollsystem ist integraler Bestandteil des Risikomanagementsystems. Während beim Risikomanagement der Schwerpunkt auf der Identifikation, Analyse, Bewertung, Kommunikation und Steuerung von strategischen Risiken liegt, regelt das interne Kontrollsystem (IKS) die Vermeidung oder Einschränkung von Risiken auf der operativen Ebene durch den Einsatz von Kontrollinstrumenten.

Der Vorstand verantwortet die Einrichtung, Überwachung und Weiterentwicklung sowie die Sicherstellung der Wirksamkeit des IKS. Auch ein sachgerecht gestaltetes IKS kann nur eine relative und keine absolute Sicherheit geben, wenn es um die Vermeidung von wesentlichen Fehlaussagen bzw. das Erreichen von Zielen geht.

Ziel des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems ist es sicherzustellen, dass die Rechnungslegung einheitlich und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sowie den internen Richtlinien erfolgt. Der Rechnungslegungsprozess selbst beinhaltet diejenigen operativen Prozesse, die die Werteflüsse für die finanzielle Berichterstattung liefern, den Prozess der Konzernabschlusserstellung sowie die Informationsquellen und -prozesse, aus denen die wesentlichen Angaben zum Konzernabschluss abgeleitet werden.

Um eine ordnungsgemäße und einheitliche Konzernrechnungslegung sicherzustellen, gelten die Grundprinzipien Funktionstrennung, Vier-Augen-Prinzip und IT-Zugriffsbeschränkungen zur Vermeidung von unberechtigten Datenzugriffen auf rechnungslegungsrelevante Inhalte. Zudem existieren schriftlich festgelegte Arbeitsanweisungen und insbesondere die Konzernbilanzierungsrichtlinie, die regelmäßig zentral aktualisiert und konzernweit kommuniziert wird. Für die Einhaltung der Richtlinie ist das berichtende Unternehmen verantwortlich, wobei die berichteten Daten im Konzernrechnungswesen von DEUTZ im Rahmen der Erstellung von Monatsabschlüssen laufend auf Plausibilität hinterfragt werden. Die Berichterstattung an die Konzernzentrale erfolgt durch ein konzernweit implementiertes einheitliches Berichtstool. Weitere Kontrollmaßnahmen, die Risiken in den wesentlichen Prozessen abdecken und somit ein verlässliches Rechnungs- und Berichtswesen gewährleisten, werden in der Regel dezentral in den Fachabteilungen ausgestaltet. Wenn nötig, setzen wir auch externe Dienstleister ein, zum Beispiel unabhängige Gutachter für die Bewertung von Pensionsverpflichtungen. Das Konzernrechnungswesen stellt sicher, dass diese Anforderungen konzernweit einheitlich eingehalten werden.

Rechnungslegungsrelevante Informationen werden kontinuierlich mit dem Leiter Controlling, Rechnungswesen und Compliance ausgetauscht sowie in regelmäßig stattfindenden Besprechungen an den Finanzvorstand kommuniziert.

Neben dem Jahres- und Konzernabschluss befasst sich der vom Aufsichtsrat gebildete Prüfungsausschuss regelmäßig mit der Quartalsberichterstattung. Die Überwachungsfunktion des Prüfungsausschusses umfasst außerdem neben dem Rechnungslegungsprozess selbst auch das vom Vorstand eingerichtete IKS.

Die interne Revision erstellt einen risikoorientierten Prüfungsplan und prüft, ob die gesetzlichen Rahmenbedingungen und konzerninternen Richtlinien für das gesamte Kontroll- und Risikomanagementsystem des Konzerns eingehalten werden. Im Rahmen ihrer Überwachungsfunktion prüft sie die Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der definierten Kontrollen. Die Ergebnisse der Prüfungen werden direkt an den Vorstand berichtet und ermöglichen die Beseitigung festgestellter Mängel und die permanente Weiterentwicklung des IKS.

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